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काउंसिल पोस्ट: सीईओ: आपके इनबॉक्स और प्राथमिकताओं को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए नौ ईमेल हैक्स

एक सीईओ का ईमेल इनबॉक्स ठीक से प्रबंधित न होने पर जल्दी से अनियंत्रित हो सकता है। विभिन्न प्राप्तकर्ताओं के ईमेल के साथ लगातार बमबारी करते हुए, कई सीईओ उनके इनबॉक्स से अभिभूत हो सकते हैं, जिससे उत्पादकता कम हो जाती है और लंबे समय में संचार छूट जाता है। और दुर्भाग्य से, उनके पास ईमेल की गड़बड़ी से निपटने के लिए हमेशा अधिक समय नहीं होता है।

जबकि आप आने वाले ईमेल की संख्या को हमेशा धीमा नहीं कर सकते हैं, ऐसे उपकरण और रणनीतियाँ हैं जो कर सकते हैं अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने में मदद करें। नीचे, नौ युवा उद्यमी परिषद के सदस्यों ने आपके काम और प्राथमिकताओं को बेहतर ढंग से संभालने में आपकी मदद करने के लिए अपने पसंदीदा ईमेल इनबॉक्स हैक साझा किए।

युवा उद्यमी परिषद के सदस्य सीईओ के रूप में आपके इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए अपने शीर्ष सुझाव साझा करते हैं। फोटो सौजन्य से व्यक्तिगत सदस्य।

1. इसके बजाय कुछ संचार को सुस्त करने के लिए ले जाएं

प्रत्येक दिन आपके इनबॉक्स में समाप्त होने वाले ईमेल के प्रवाह से फंसना आसान है। आपके काम और प्राथमिकताओं के प्रबंधन के लिए संगठन और संचार महत्वपूर्ण हैं। मैं अपनी टीम के साथ दिशा-निर्देशों को संप्रेषित करना पसंद करता हूं कि कैसे वे मुझे अवरुद्ध कार्य को ध्वजांकित कर सकते हैं। कभी-कभी यह एक विशिष्ट ईमेल विषय पंक्ति होती है, या यदि ईमेल हमारी टीम को कुशल नहीं बना रहे हैं, तो हो सकता है कि हम इसके बजाय इन वार्तालापों के लिए एक समर्पित स्लैक चैनल स्थापित करें। यह अभ्यास एक भारी इनबॉक्स से बचने में मदद कर सकता है और सभी को (स्वयं शामिल!) अधिक प्रभावी और कुशल बना सकता है। खोजें कि आपके संगठन की शैली के लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है, कार्यप्रवाह को गति में रखें और धार्मिक रूप से उस पर टिके रहें। आपकी टीम उनके काम को अनवरोधित करने के प्रति आपके समर्पण की सराहना करेगी, और जब तक आप ईमेल से विचलित नहीं होंगे, तब तक आपकी उत्पादकता बढ़ जाएगी। – स्वप्निल शिंदे

, जेनी इंक।

2. अपने इनबॉक्स प्रबंधन को आउटसोर्स करें

मेरे इनबॉक्स को मेरे कार्यकारी सहायक को आउटसोर्स करना मेरी सफलता की कुंजी है। मेरे अपने उपकरणों के लिए छोड़ दिया, मैं ईमेल के माध्यम से घंटों बिताऊंगा। अब, मुझे केवल उन ईमेल का जवाब देना है जिन पर मेरा ध्यान देने की आवश्यकता है। मेरा ईए बाकी का जवाब देता है, सॉर्ट करता है, फ़िल्टर करता है या संग्रहीत करता है। हमने अपनी सीमाओं और प्राथमिकताओं के बारे में बता दिया है। मुझे हर ग्राहक सेवा अनुरोध का जवाब देने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन अगर कोई प्रिय मित्र मुझे ईमेल कर रहा है या सलाह मांग रहा है, तो मैं इसे देखना चाहता हूं। मेरे पास एक निजी ईमेल पता भी है जिसके बारे में केवल मेरे पति, वकील और कुछ सबसे अच्छे दोस्त ही जानते हैं (मेरा ईए इसे प्रबंधित नहीं करता है)। इससे काम का सामान काम पर रहता है और बेहद निजी चीजें मेरे पास रहती हैं। – ट्रिविनिया बार्बर

, प्राथमिकतावीए

3. डर के बिना हटाएं

अनावश्यक ईमेल जल्दी और बिना किसी डर के हटाएं। ऐसे लोग हैं जो ईमेल हटाने से डरते हैं। इस कारण से, जब वे अपने इनबॉक्स में प्रवेश करते हैं, तो वे बस अप्रासंगिक मेल की स्थिति को “पढ़ने” में बदल देते हैं, इसे खुला छोड़ देते हैं या इसे “अप्रासंगिक मेल” के लिए एक फ़ोल्डर में रख देते हैं। लेकिन आप अप्रासंगिक ईमेल क्यों चाहते हैं? यह केवल आपके इनबॉक्स में जगह लेता है, आपको ऐसे ईमेल रखने से रोकता है जो वास्तव में हाथ में हैं। जब आप उन ईमेल को हटाते हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है, तो आप उनकी अनुपस्थिति को नोटिस भी नहीं करते हैं, लेकिन जब आप उन्हें छोड़ देते हैं, तो वे दैनिक उपद्रव बन जाते हैं। – केविन रयान ताओ

, न्यूएव

4। फ़िल्टर, फ़ॉरवर्ड और लेबल सेट करें

एक खराब प्रबंधित इनबॉक्स किसी भी सीईओ को तनाव देना निश्चित है। अपने आने वाले मेल को प्रबंधित करने का एक तरीका इनबॉक्स नियम और फ़िल्टर सेट करने के लिए समय निकालना है। आपके पास विशिष्ट फ़ोल्डरों को स्वचालित रूप से भेजे गए ईमेल हो सकते हैं, संग्रहीत, हटाए गए, तारांकित आदि हो सकते हैं। यह फ़ोल्डर्स और सबफ़ोल्डर्स जैसे “कार्रवाई लंबित” और “फॉलो अप” बनाने में भी मदद करता है और उनका उपयोग करने के बारे में सुसंगत रहता है। अव्यवस्था को कम से कम रखने का एक और तरीका है कि आपके इनबॉक्स को स्पैम करने वाले जंक ईमेल की सदस्यता समाप्त कर दी जाए। यदि आपके पास एक सहायक है, तो सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण उन्हें भरोसेमंद और भरोसेमंद होना चाहिए ताकि आप उन्हें अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने के तरीके के बारे में प्रशिक्षित कर सकें, आपकी ओर से किस ईमेल का जवाब देना है, आदि –

इयान बेचता है

, छूट कुंजी इंक.

5. पहले व्यावसायिक-महत्वपूर्ण ईमेल का जवाब दें

अपने इनबॉक्स को शून्य पर लाना और ईमेल ध्वनि के शीर्ष पर होना सबसे अच्छी रणनीति की तरह है। हालांकि, दिन में केवल इतने घंटों के साथ, ईमेल करने के लिए इतना समय समर्पित करना वास्तव में आपके समय का सबसे अच्छा उपयोग है? विवादास्पद, मुझे पता है, लेकिन मुझे सच में लगता है कि मेरा समय दिन भर में निर्धारित समय पर अपने इनबॉक्स को स्कैन करने, फ़्लैग करने और किसी भी व्यवसाय-महत्वपूर्ण चीज़ का जवाब देने, फिर अपनी टीम का समर्थन करने और कुंजी पर आगे बढ़ने पर अपना समय और ऊर्जा केंद्रित करने में बेहतर है। चीजें जो हमारे व्यापार में एक बड़ा प्रभाव डालने जा रही हैं। ईमेल अक्सर अन्य लोग होते हैं जो अपनी समस्याओं को हल करने के लिए आपकी तलाश करते हैं, और यदि चीजें वास्तव में महत्वपूर्ण हैं, तो वे अनुवर्ती कार्रवाई करेंगे या किसी अन्य तरीके से संपर्क करेंगे। – सिडनी पॉलसन

, टीपजार यूएसए

6। जवाब देने के लिए समय समर्पित करें

संगठन महत्वपूर्ण है। जब ईमेल की बात आती है, तो अपने इनबॉक्स को देखना और अभिभूत होना आसान होता है। फ़िल्टरिंग सिस्टम और फ़ोल्डर विषय संगठन ने मुझे बहुत मदद की है। हालांकि, हालांकि यह मदद करता है, यह बड़ी मात्रा में ईमेल के मुद्दे को हल नहीं करता है जिसे मैं लगातार सॉर्ट कर रहा हूं। मुझे तत्काल अनुरोधों का जवाब देने के लिए सुबह का समय और दोपहर में चल रही परियोजनाओं या लंबे समय तक ईमेल के लिए समय निर्धारित करने के लिए मुझे और अधिक विचार करने की आवश्यकता है जो मेरे लिए सबसे प्रभावी है। – निक डीएंजेलो

, सेंट इन्वेस्टमेंट ग्रुप

)7. अलग-अलग उद्देश्यों के लिए अलग-अलग पते रखें

यदि आप इसे प्रबंधित नहीं करते हैं तो ईमेल बहुत तेज़ी से नियंत्रण से बाहर हो सकता है। ईमेल पर हैंडल प्राप्त करने का एक तरीका विभिन्न उद्देश्यों के लिए एकाधिक ईमेल पतों का उपयोग करना है। ऐसा करना हमेशा आसान नहीं होता है, लेकिन यह मदद कर सकता है यदि आपका अधिकांश कार्य ईमेल एक पते पर, सामाजिक ईमेल दूसरे पते पर जाता है, आदि। यदि आपके पास वर्तमान में एक ईमेल पता है, तो एक नया खाता शुरू करें और कम जरूरी ईमेल, सामाजिक, मनोरंजन और नए को भेजे गए ईमेल हैं। इससे आपको अपने व्यावसायिक ईमेल पर अधिक नियंत्रण प्राप्त करने में मदद मिल सकती है। – कालिन कसाबोव

, प्रोटेक्टिंग

8. फोल्डर का स्मार्ट उपयोग करें

ईमेलिंग प्राथमिक तरीका है जिसमें मैं अपने ग्राहकों और भागीदारों के साथ संवाद करता हूं। संगठित रहने के लिए, मेरे पास उन सभी संस्थाओं के लिए एक फ़ोल्डर है, जिनके साथ मैं काम करता हूं, जहां मैं उस संगठन से संबंधित सभी ईमेल को सूचीबद्ध करता हूं। उन ईमेल को संबोधित करने के लिए जिनका अभी तक उत्तर नहीं दिया गया है, मैं उन्हें अपठित के रूप में छोड़ देता हूं और अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर अपठित ईमेल को प्राथमिकता देता हूं। एक बार जब मैं एक ईमेल का जवाब देता हूं, तो उस ईमेल को उस इकाई के फ़ोल्डर के साथ टैग किया जाता है और फिर संभावित भविष्य के संदर्भ के लिए संग्रहीत किया जाता है। मैं यह भी ध्यान में रखने की कोशिश करता हूं कि जब कोई ईमेल आता है तो अगर इसे करने में दो मिनट से भी कम समय लगेगा, तो मैं आगे बढ़कर जवाब दूंगा या छोटे कार्य को पूरा करूंगा। – जो मॉर्गन ,

जो के डाटासेंटर, एलएलसी

9. ‘स्नूज़’ विकल्प का उपयोग करें

एक नया ईमेल इनबॉक्स हैक जिसने मुझे काम और प्राथमिकताओं को प्रबंधित करने में मदद की है वह है “स्नूज़” बटन। जब आप ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं तो यह बटन आपको शेड्यूल करने की अनुमति देता है। आप चुन सकते हैं कि आप ईमेल को कितने घंटे या दिन में वापस लाना चाहते हैं, ताकि वह लगातार आपके इनबॉक्स में न रहे। अपने ईमेल के लिए याद दिलाएं विकल्प का उपयोग करना भी महत्वपूर्ण कार्यों और घटनाओं के बारे में खुद को याद दिलाने का एक शानदार तरीका है। स्नूज़ किया गया ईमेल आपके इनबॉक्स से अस्थायी रूप से गायब हो जाएगा और बिना पढ़े फिर से दिखाई देगा और समय सही होने पर आप उस पर काम करने की प्रतीक्षा करेंगे। – सैयद बल्खी ,

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